Políticas de Oficina

1. Alcance

Estas Políticas de Oficina se aplican a todos los pacientes de Pasadena Clinical Group ("PCG", "la práctica", "nosotros", "nuestro"), incluyendo las sesiones presenciales y de telesalud. Se revisan y firman al momento de la admisión junto con el Consentimiento de Tratamiento, el Aviso de Prácticas de Privacidad y (para pacientes de telesalud) el Acuerdo de Telesalud. La aceptación de estas políticas es una condición para recibir servicios.

2. Política de cancelación y de no presentarse

Se requiere aviso de 24 horas. Las sesiones canceladas o reprogramadas con menos de 24 horas de aviso se cobran con la tarifa completa de la sesión. La inasistencia (no presentarse) se cobra con la tarifa completa de la sesión. El seguro no paga por citas perdidas; la tarifa es responsabilidad del paciente, independientemente de su estado de seguro.

Cómo cancelar. Envíe un correo electrónico a office@pasadenaclinicalgroup.com o llame al (626) 354-6440. La cancelación mediante mensaje al buzón de voz de su clínico individual es aceptable, pero la marca de tiempo del mensaje determina si aplica la regla de 24 horas.

Excepción por emergencia genuina. La tarifa de 24 horas se exonera por emergencias genuinas — una emergencia médica, hospitalización, duelo repentino u otro evento comparable. La excepción queda a discreción del clínico y debe documentarse.

Cancelaciones tardías o inasistencias repetidas. Tres cancelaciones tardías o inasistencias dentro de un período de seis meses pueden resultar en la terminación de la relación terapéutica, con remisión a proveedores alternativos.

3. Retraso

Las sesiones comienzan a la hora programada. Si usted llega tarde, la sesión termina a la hora original programada — no extendemos la sesión para compensar la llegada tardía, porque la sesión del siguiente paciente debe comenzar a tiempo.

Límite de 15 minutos. Si usted no ha llegado o conectado (telesalud) dentro de los 15 minutos posteriores a la hora de inicio programada, la sesión se trata como una inasistencia y se aplica la tarifa completa.

4. Tarifas y pago

Las tarifas estándar de las sesiones se enumeran al momento de la admisión y se revisan anualmente. Los rangos actuales se describen en nuestra página de Seguro. El pago vence al momento de la sesión, a menos que se documente por escrito un acuerdo de facturación alternativo.

Formas de pago. Tarjetas de crédito principales, tarjetas HSA/FSA, tarjetas de débito. Efectivo y cheque por excepción, con previo acuerdo.

Pagos devueltos. Se aplica una tarifa de $25 a cualquier pago devuelto.

Saldos pendientes. Los saldos con más de 60 días de vencimiento están sujetos a cobranza después de un aviso por escrito y una oportunidad razonable para resolverlos. No transferiremos cuentas a cobranza sin aviso y sin ofrecer un plan de pago de buena fe.

Escala variable. Hay un número limitado de cupos con tarifa reducida disponibles; consulte Seguro para conocer la política actual y cómo solicitarlo.

5. Seguro y "superbills"

PCG es en gran medida una práctica fuera de la red para terapia de pareja (la terapia de pareja generalmente no está cubierta por el seguro — vea Seguro). Para sesiones en las que aplique un diagnóstico de necesidad médica cubierto y el paciente lo solicite, proporcionamos "superbills" mensualmente para que el paciente los presente a su aseguradora. No presentamos reclamaciones directamente, salvo cuando existan acuerdos de red para servicios específicos.

Los pacientes son responsables de verificar sus propios beneficios antes de iniciar la atención. Proporcionaremos los códigos CPT e ICD-10 utilizados para nuestros servicios cuando se nos solicite.

6. Comunicación fuera de sesión

El correo electrónico y los mensajes de texto no son para uso clínico. El correo electrónico y los mensajes de texto son apropiados para programación, breve logística ("llego 5 min tarde") y coordinación administrativa. No son apropiados para contenido clínico — revelación de angustia, procesamiento entre sesiones o conversación clínica sustantiva. La declaración maestra completa de la política de comunicación reside en el Consentimiento de Tratamiento; esta sección resume las piezas operativas.

Tiempos de respuesta. Mensajes rutinarios no clínicos: dentro de 1 día hábil de lunes a viernes; los mensajes recibidos después de las 5pm del viernes o los fines de semana se responden el siguiente día hábil. No somos un servicio 24/7.

Si usted está en crisis. Somos una práctica ambulatoria y no proporcionamos servicios de crisis. Llame al 988 (Línea de Suicidio y Crisis), al 911 para emergencias médicas, o acuda a la sala de emergencias más cercana. Para violencia de pareja: 1-800-799-7233.

Seguridad del correo electrónico. El correo electrónico estándar no está cifrado de extremo a extremo y por lo tanto no se utiliza para contenido clínico. La mensajería segura dentro de nuestro portal de pacientes compatible con HIPAA está disponible para mensajes que necesiten quedar por escrito.

7. Comparecencias en tribunales y servicios forenses

PCG ofrece terapia de pareja enfocada en el tratamiento. No somos una práctica forense. No realizamos evaluaciones de custodia, evaluaciones de capacidad parental ni otras evaluaciones forenses.

Si un clínico de la práctica recibe una citación (subpoena) o se le pide comparecer en un tribunal, preparar expedientes, redactar una carta forense o de otra manera participar en procedimientos legales relacionados con un paciente actual o anterior, el trabajo se factura a la tarifa forense de la práctica, que es aproximadamente 1.5 a 2 veces la tarifa clínica estándar, además de un cargo por hora separado por preparación, revisión de documentos y tiempo de viaje. Los multiplicadores específicos y los cargos por bloque mínimo están establecidos en la lista de tarifas vigente de la práctica y se confirman por escrito con anticipación.

La preferencia de la práctica es permanecer en un rol de tratamiento. Cuando surja un conflicto de doble rol, solicitaremos al tribunal una aclaración o remisión a un clínico forense calificado.

8. Terminación de servicios

Tanto el paciente como la práctica pueden poner fin a la relación terapéutica en cualquier momento. Práctica estándar al cierre:

• Iniciada por el paciente. Es suficiente el aviso por cualquier medio (sesión, correo electrónico, teléfono). Generalmente programamos una sesión final de cierre cuando es factible. Proporcionamos remisiones a solicitud.
• Iniciada por la práctica. Las razones incluyen (a) incapacidad para proporcionar el nivel de atención adecuado, (b) violación de estas políticas, (c) patrón repetido de cancelación tardía o inasistencia (vea la Sección 2), (d) tarifas pendientes con más de 60 días sin un acuerdo de pago de buena fe, (e) contraindicación clínica para el trabajo continuo de pareja (violencia de pareja, infidelidad activa, enfermedad mental individual grave no tratada, consumo de sustancias no tratado). Cuando la práctica inicia el cierre, proporcionamos un aviso por escrito, al menos una sesión de cierre cuando sea apropiado, y tres remisiones.
• Continuidad relacionada con crisis. Si la terminación ocurre mientras un paciente está en crisis activa, coordinamos con servicios de crisis y un nivel superior de atención, y no terminamos sin asegurar la continuidad.

9. Redes sociales y relaciones duales

Solicitudes de amistad y de seguimiento. Para proteger la confidencialidad del paciente, nuestros clínicos no aceptan solicitudes de amistad, solicitudes de seguimiento u otras conexiones en redes sociales con cuentas personales de pacientes actuales o anteriores en Facebook, Instagram, LinkedIn, X/Twitter u otras plataformas. No es algo personal; es una práctica de privacidad.

Reseñas y "me gusta". No se les pide, anima ni solicita a los pacientes que publiquen reseñas o den "me gusta" al contenido de la práctica. Si decide escribir una reseña de la práctica, tenga en cuenta que hacerlo puede revelar inadvertidamente su relación de tratamiento.

Clínicos como figuras públicas. Algunos clínicos de PCG mantienen cuentas profesionales públicas (p. ej., una cuenta de enseñanza, un podcast). Seguir estas cuentas públicas como contenido anónimo está bien; la interacción directa (comentarios, mensajes directos) crea preocupaciones de doble relación y se desaconseja.

Encuentros en público. Si nos vemos fuera de la oficina, no iniciaremos contacto a fin de proteger su privacidad. Es bienvenido a saludar a su clínico si lo desea; seguiremos su iniciativa.

10. Grabación y herramientas de IA

La grabación de audio o video de las sesiones por cualquiera de las partes no está permitida sin el consentimiento explícito por escrito de todos los participantes. La grabación subrepticia es una violación del Cal. Penal Code §632 y es motivo para la terminación inmediata de los servicios.

El uso de herramientas de IA (transcripción, resumen, asistentes de toma de notas) por parte de los pacientes durante la sesión no está permitido sin un debate y consentimiento explícitos por adelantado.

11. Días feriados y cierres de oficina

La práctica está cerrada en los siguientes días feriados federales: Año Nuevo, Día de Martin Luther King Jr., Día de los Presidentes, Día de los Caídos (Memorial Day), Juneteenth, Día de la Independencia, Día del Trabajo, Día de Acción de Gracias y el viernes posterior, Día de Navidad y la semana entre Navidad y Año Nuevo.

Los clínicos individuales también pueden observar días festivos religiosos o culturales adicionales — estos se comunican con anticipación a los pacientes programados.

12. Vacaciones y política de retención de cupo

Los pacientes pueden retener su cupo semanal habitual durante las vacaciones o licencia extendida del clínico sin cargo, hasta un máximo de dos semanas consecutivas. Más allá de dos semanas, el cupo puede ser liberado a otro paciente. Los pacientes en pausa extendida pueden solicitar prioridad para el siguiente cupo disponible al regresar; la prioridad se respeta cuando la programación lo permita.

Para licencia extendida iniciada por el paciente, contacte a su clínico al menos dos semanas antes para discutir las opciones de retención de cupo y la planificación de reincorporación.

13. Expedientes y acceso

Usted tiene derecho, conforme a HIPAA y a la ley de California, a acceder a sus expedientes clínicos. Las solicitudes se hacen por escrito al Funcionario de Privacidad a privacy@pasadenaclinicalgroup.com o por correo postal a 301 N. Lake Ave, STE 600, Pasadena, CA 91101. Respondemos dentro de 15 días para solicitudes rutinarias y dentro de los plazos especificados en nuestro Aviso de Prácticas de Privacidad para solicitudes más complejas.

Los expedientes de terapia de pareja se mantienen conjuntamente y requieren autorización conjunta para su divulgación. Las notas individuales limitadas (cuando aplique) se divulgan únicamente con la autorización de esa pareja individual.

La retención de expedientes sigue el calendario establecido en nuestro Aviso de Prácticas de Privacidad: al menos 7 años desde la última fecha de servicio para pacientes adultos; hasta 1 año después de la mayoría de edad para menores, lo que sea posterior.

14. Políticas específicas de la terapia de pareja

Se requiere la presencia de ambas parejas en las sesiones. Las sesiones de terapia de pareja requieren la presencia de ambas parejas. Si solo una pareja asiste, la sesión generalmente se reprograma. Las sesiones individuales limitadas dentro de un curso de terapia de pareja ocurren con el acuerdo previo de ambas parejas.

Política de "sin secretos". Vea el Consentimiento de Tratamiento para conocer la política de "sin secretos" de la práctica en la terapia de pareja. En resumen: la información revelada por una pareja fuera de la sesión que sea materialmente relevante para el tratamiento de pareja se traerá al espacio de la pareja. Los clínicos no guardan información confidencial de una pareja en contra de la otra dentro de una relación de tratamiento de pareja.

Infidelidades y revelación. Aplican protocolos específicos cuando hay una infidelidad activa o recientemente revelada; estos se discuten en la admisión y se revisan antes de que proceda el tratamiento de pareja.

15. Cambios a estas políticas

Podemos actualizar estas Políticas de Oficina de tiempo en tiempo. Los cambios materiales se comunicarán a los pacientes actuales con anticipación, con no menos de treinta (30) días de aviso para cambios materiales adversos (p. ej., aumentos de tarifas, cambios en la ventana de cancelación o cambios materiales a las disposiciones de resolución de disputas en la Sección 17). La fecha de "Última actualización" en la parte superior refleja la versión más reciente. La continuación en la recepción de servicios después de una actualización de política constituye aceptación, salvo que los cambios materiales a la Sección 17 (Resolución de Disputas) aplican únicamente a las disputas que surjan después de la fecha efectiva del cambio, a menos que usted vuelva a consentir afirmativamente por escrito.

16. Liberación, indemnización y limitación de responsabilidad para asuntos no clínicos

Definiciones. "Partes Liberadas" significa Pasadena Clinical Group; sus dueños, miembros, socios, principales, funcionarios y directores actuales y anteriores; empleados, contratistas independientes, supervisados, aprendices, externos, internos, consultores y Asociados de Negocios HIPAA actuales y anteriores; los licenciantes y proveedores de servicios de la Práctica; y los herederos, sucesores y cesionarios de cualquiera de los anteriores — cada uno actuando en su capacidad respectiva en relación con la Práctica. "Ley Aplicable" tiene el significado dado en los Términos y Condiciones.

Liberación de reclamos no clínicos. En la máxima medida permitida por la Ley Aplicable, usted libera a las Partes Liberadas de cualesquiera y todos los reclamos, demandas, daños, costos, pérdidas y gastos que surjan de o se relacionen con asuntos no clínicos, incluyendo (sin limitación) programación, cancelación, tarifas por inasistencia, facturación, pago, tarifas por pago devuelto, comunicaciones fuera de sesión, estacionamiento, acceso a las instalaciones, cierres por días feriados, administración de retención de cupo por vacaciones, resbalones y caídas (salvo cuando sean causados por negligencia grave), aplicación de la política de grabación, y terminación de la relación con la práctica realizada de buena fe y de conformidad con la Sección 8. Esta liberación no se extiende a la atención clínica, la negligencia profesional, ni la mala conducta profesional, las cuales se rigen por el Consentimiento de Tratamiento.

Indemnización. Usted acepta indemnizar y eximir de responsabilidad a las Partes Liberadas de cualquier reclamo, daño, costo o gasto (incluidos honorarios razonables de abogados y costos de investigación) que surjan de (a) su incumplimiento material de estas Políticas; (b) su grabación no autorizada de una sesión en violación del Cal. Penal Code §632; (c) sus declaraciones a sabiendas falsas en la admisión o en comunicaciones administrativas; (d) su violación de cualquier Ley Aplicable en su interacción con la Práctica o sus instalaciones; o (e) su violación de los derechos de cualquier tercero a través de tal conducta. Las Partes Liberadas conservan el derecho, a su propia costa, de asumir la defensa de cualquier reclamo sujeto a indemnización.

Limitación de responsabilidad para asuntos no clínicos. En la máxima medida permitida por la Ley Aplicable, la responsabilidad agregada de las Partes Liberadas por reclamos no clínicos se limita al total de las tarifas pagadas por usted a la Práctica por servicios no clínicos en los doce (12) meses anteriores al evento que dio lugar al reclamo; las Partes Liberadas no serán responsables de daños indirectos, incidentales, especiales, consecuenciales, ejemplares o punitivos en ningún reclamo no clínico. Nada en esta Sección limita la responsabilidad que no pueda limitarse bajo la Ley Aplicable, incluida la responsabilidad por negligencia grave, conducta dolosa, fraude o violación de la CCPA/CPRA, CMIA, HIPAA/HITECH, la Ley federal No Surprises Act (NSA), o cualquier otra protección legal no renunciable de las Partes Liberadas.

Sucesores y cesionarios. Un dueño sucesor de la Práctica (ya sea por venta de activos, venta de capital, fusión, reestructuración u operación de la ley) sucederá a los derechos y obligaciones de la Práctica bajo estas Políticas y a los derechos de indemnización de las Partes Liberadas, salvo que ningún sucesor asume responsabilidades derivadas de la mala conducta intencional o el fraude del dueño anterior. Usted consiente la cesión de estas Políticas (pero no de su información médica protegida, que se rige por HIPAA) a cualquier dicho sucesor.

17. RESOLUCIÓN DE DISPUTAS OBLIGATORIA PARA DISPUTAS NO CLÍNICAS — NEGOCIACIÓN → MEDIACIÓN → ARBITRAJE VINCULANTE

Lea esta Sección con atención. Aplica a las disputas que surjan bajo estas Políticas de Oficina (p. ej., tarifas de cancelación, tarifas por inasistencia, tarifas por pago devuelto, disputas de retención de cupo, disputas de programación, disputas de facturación que no sean reclamos de negligencia profesional, y otros asuntos administrativos o no clínicos). Las disputas que surjan en la prestación de la atención clínica se rigen exclusivamente por las disposiciones de resolución de disputas en el Consentimiento de Tratamiento y, cuando aplique, en el Acuerdo de Telesalud, incluido el aviso y la rescisión del Cal. Code Civ. Proc. §1295 contenidos allí. Esta Sección 17 se rige por la Ley Federal de Arbitraje (Federal Arbitration Act, FAA), 9 U.S.C. §§1–16.

17.1 Paso uno — negociación informal de buena fe

Antes de iniciar mediación o arbitraje, la parte que plantee la Disputa proporcionará un aviso por escrito a la otra parte describiendo la Disputa y la reparación buscada (un "Aviso de Disputa"). El aviso a PCG se dirige a: Pasadena Clinical Group, Attn: Practice Manager, 301 N. Lake Ave, STE 600, Pasadena, CA 91101 (con copia a office@pasadenaclinicalgroup.com). El aviso a usted se envía a su última dirección conocida. Las partes negociarán de buena fe durante treinta (30) días. El cumplimiento es una condición previa a la mediación y al arbitraje.

17.2 Paso dos — mediación obligatoria

Si la Disputa no se resuelve dentro de treinta (30) días, las partes mediarán ante un único mediador neutral administrado por JAMS en el Condado de Los Ángeles, California. Las tarifas del mediador y las tarifas administrativas de JAMS se dividen por partes iguales; cada parte asume sus propios honorarios de abogados. La mediación durará al menos una (1) sesión completa de al menos cuatro (4) horas, salvo que el mediador declare antes un impasse. La culminación de la mediación (o la declaración escrita de impasse del mediador) es una condición previa al arbitraje.

17.3 Paso tres — arbitraje individual final y vinculante

Si la Disputa no se resuelve en la mediación, la Disputa se someterá a arbitraje individual final y vinculante administrado por JAMS en el Condado de Los Ángeles, California, bajo las JAMS Streamlined Arbitration Rules (reclamos menores a $250,000) o las Comprehensive Arbitration Rules (reclamos de $250,000 o más), según estén vigentes en la fecha de inicio. El arbitraje es conducido por un único árbitro neutral que sea un juez de California retirado o un abogado con licencia de California con al menos quince (15) años de experiencia relevante. El árbitro aplicará la ley sustantiva de California. El laudo del árbitro será por escrito y razonado, y será final y vinculante; el fallo puede ser ingresado en cualquier tribunal de jurisdicción competente. Las tarifas de arbitraje se asignan bajo las reglas aplicables de JAMS y los JAMS' Minimum Standards of Procedural Fairness para arbitrajes de consumo; la Práctica adelantará su parte para que el costo del arbitraje no sea mayor que el costo del litigio en tribunal para usted. Cada parte, por lo demás, asume sus propios honorarios de abogados.

17.4 Renuncia a acciones de clase y representativas

En la máxima medida permitida por la Ley Aplicable, todas las Disputas bajo estas Políticas de Oficina se resolverán de forma individual. El árbitro no podrá consolidar los reclamos de más de una persona y no podrá presidir ninguna forma de procedimiento de clase, representativo, masivo o consolidado. Si un tribunal determina que esta renuncia es inejecutable respecto de algún reclamo específico, ese reclamo se separará y procederá en tribunal mientras todos los demás reclamos permanecen en arbitraje.

17.5 Exclusiones

• Reclamos de agresión sexual o acoso sexual sujetos a la EFAA federal (Ley contra el Arbitraje Forzado de Agresión Sexual, 9 U.S.C. §§401–402);
• Acciones de reclamos menores ("small-claims") dentro de los límites jurisdiccionales del tribunal de reclamos menores del Condado de Los Ángeles, de manera individual;
• Medidas cautelares en un tribunal de jurisdicción competente en el Condado de Los Ángeles para secretos comerciales, derechos de autor, marcas registradas o confidencialidad;
• Quejas ante agencias gubernamentales (BBS, AG, DCA, HHS-OCR, EEOC, CRD, etc.) e investigaciones o acciones de cumplimiento gubernamentales; la participación o asistencia en una investigación gubernamental no constituye un incumplimiento de estas Políticas y no será objeto de represalias de ninguna manera;
• Compensación al trabajador (workers' compensation) y cualquier otro reclamo que, por Ley Aplicable, no pueda ser sometido a arbitraje previo a la disputa;
• Las acciones individuales de PAGA son arbitrables de manera individual en la medida permitida por Viking River y Adolph v. Uber; los reclamos representativos de PAGA pueden proceder en tribunal pero quedan suspendidos a la espera del arbitraje individual.

17.6 Obligatorio; supervivencia

Esta Sección 17 es obligatoria. Salvo la rescisión legal preservada por el aviso del §1295 en el Consentimiento de Tratamiento (que aplica únicamente al arbitraje de atención clínica, no a estas Políticas de Oficina), no hay opción para optar por no participar en la Sección 17. Esta Sección 17 sobrevive a la terminación de la relación con la práctica.

18. Ley aplicable y foro

Estas Políticas se rigen por las leyes del Estado de California, sin tener en cuenta sus principios de conflicto de leyes. Sujeto a la Sección 17, el foro exclusivo para cualquier procedimiento judicial son los tribunales estatales y federales ubicados en el Condado de Los Ángeles, California, y usted consiente la jurisdicción personal en esos tribunales.

19. Divisibilidad y acuerdo íntegro

Si alguna disposición de estas Políticas se considera inejecutable, se reformará en la mínima medida necesaria para que sea ejecutable; si la reforma no es posible, la disposición inejecutable se separará y las disposiciones restantes continuarán en pleno efecto. Estas Políticas, junto con el Consentimiento de Tratamiento, el Aviso de Prácticas de Privacidad y (para telesalud) el Acuerdo de Telesalud, constituyen el acuerdo íntegro entre usted y la Práctica con respecto a las reglas operativas de la relación con la práctica y reemplazan cualquier acuerdo oral o escrito previo o contemporáneo sobre el mismo tema. Ninguna renuncia a una disposición es efectiva a menos que conste por escrito firmada por la Práctica.

20. Contacto

Preguntas sobre estas políticas:

Pasadena Clinical Group
301 N. Lake Ave, STE 600
Pasadena, CA 91101
Tel: (626) 354-6440
Email: office@pasadenaclinicalgroup.com
Privacidad: privacy@pasadenaclinicalgroup.com