Aviso de Prácticas de Privacidad

1. Nuestro compromiso respecto a su información

Pasadena Clinical Group ("PCG") está comprometido con la protección de la privacidad de su Información Médica Protegida ("PHI", por sus siglas en inglés). La PHI es información médica que lo identifica y que creamos, recibimos o conservamos en el curso de la prestación de servicios. Este Aviso describe cómo podemos usar y divulgar la PHI para llevar a cabo el tratamiento, el pago y las operaciones de atención médica, y para otros propósitos permitidos o requeridos por la ley. También describe sus derechos respecto a la PHI bajo la HIPAA Privacy Rule federal (45 CFR Parts 160 & 164) y la Ley de Confidencialidad de Información Médica de California (CMIA, Cal. Civ. Code §§56–56.37).

2. CMIA — California añade protecciones más estrictas

La Ley de Confidencialidad de Información Médica de California (Cal. Civ. Code §§56–56.37) es, en muchos aspectos, más estricta que HIPAA. Cuando la ley federal y la estatal entran en conflicto, aplica el estándar más estricto (más protector). CMIA afecta particularmente:

• Autorización para comunicaciones de marketing — California requiere autorización afirmativa por escrito para muchos usos que HIPAA permite sin autorización.
• Expedientes de salud mental — el Welfare and Institutions Code §5328 impone protecciones de confidencialidad adicionales para los expedientes de salud mental cuando aplique.
• Información sobre VIH/SIDA — el Health and Safety Code §120975 et seq. impone requisitos específicos de autorización por escrito.
• Información genética — la Genetic Information Privacy Act de California (Cal. Civ. Code §56.18) brinda protecciones adicionales.
• Expedientes de trastorno por uso de sustancias — también aplican las regulaciones federales 42 CFR Part 2.

3. Cómo podemos usar y divulgar su PHI sin su autorización

HIPAA permite a PCG usar y divulgar su PHI sin su autorización para los siguientes propósitos:

• Tratamiento — coordinación de la atención entre los clínicos involucrados en su tratamiento, consulta con otros proveedores, realización de remisiones.
• Pago — facturación a su seguro, procesamiento del pago, provisión de "superbills" para reembolso fuera de la red.
• Operaciones de Atención Médica — aseguramiento de calidad, revisión por pares, capacitación, gestión del negocio.
• Requerido por la Ley — divulgaciones exigidas por la ley federal, estatal o local (vea la Sección 4).
• Actividades de Salud Pública — divulgaciones limitadas para prevenir amenazas graves a la salud o a la seguridad.
• Actividades de Supervisión Sanitaria — divulgaciones a agencias gubernamentales autorizadas para supervisar la atención médica.
• Médicos forenses, examinadores médicos y directores de funerarias — divulgaciones limitadas.
• Compensación al Trabajador (Workers' Compensation) — para reclamos que usted haya hecho.
• Procedimientos Judiciales y Administrativos — en respuesta a órdenes judiciales o citaciones válidas, con las salvaguardas exigidas por la ley de California.

4. Reportes obligatorios bajo la ley de California

La ley de California nos exige romper la confidencialidad y reportar en situaciones específicas. Le informaremos cuando esto ocurra. Los reportes obligatorios incluyen:

• Abuso o negligencia infantil — California Child Abuse and Neglect Reporting Act (CANRA), Cal. Penal Code §11164 et seq.
• Abuso de personas mayores o adultos dependientes — Welfare and Institutions Code §15630.
• Deber de Tarasoff de advertir o proteger — cuando un paciente comunica una amenaza grave de violencia física contra una víctima razonablemente identificable, Cal. Civ. Code §43.92.
• Peligro inminente para sí mismo — cuando un paciente está en riesgo inminente de suicidio o autolesión grave.

5. Divulgaciones que requieren su autorización por escrito

La mayoría de los demás usos y divulgaciones de su PHI se harán únicamente con su autorización por escrito. Usted puede revocar una autorización en cualquier momento, por escrito, salvo en la medida en que ya hayamos actuado en confianza de la misma. Específicamente requieren autorización:

• La mayoría de las divulgaciones de notas de psicoterapia (notas de proceso mantenidas por separado — vea la Sección 6).
• La mayoría de las comunicaciones de marketing (bajo HIPAA y bajo la CMIA de California, más estricta).
• Venta de PHI (no vendemos PHI).
• Información relacionada con VIH/SIDA (California Health & Safety Code §120975 et seq.).
• Expedientes de trastorno por uso de sustancias (42 CFR Part 2).

6. Notas de psicoterapia

Las "notas de psicoterapia" son notas registradas por un profesional de salud mental que documentan o analizan el contenido de la conversación durante una sesión de orientación, mantenidas por separado del resto del expediente médico. Están protegidas de manera más estricta que otra PHI bajo HIPAA y la ley de California. No se divulgan sin su autorización específica por escrito, salvo en circunstancias limitadas (p. ej., uso propio del clínico, defensa en una acción legal que usted inicie, reportes obligatorios). No forman parte del expediente clínico proporcionado a las compañías de seguros.

7. Terapia de pareja — consideraciones especiales

Para la terapia de pareja, el "paciente" es generalmente la pareja como unidad. Seguimos por defecto una política de "sin secretos" — lo que significa que no guardaremos secretos relacionales significativos entre las parejas que comprometan el trabajo. Si nos reunimos con usted a solas para una sesión de evaluación, discutimos por adelantado lo que compartiremos y lo que no compartiremos con su pareja. Los expedientes de las sesiones conjuntas pertenecen a la pareja como unidad; la divulgación generalmente requiere la autorización por escrito de ambas parejas o una orden judicial. Estas disposiciones se explican en detalle en nuestro Consentimiento de Tratamiento.

8. Sus derechos respecto a su PHI

Usted tiene los siguientes derechos respecto a la PHI que mantenemos sobre usted:

• Derecho a inspeccionar y obtener copia — el California Health & Safety Code §123100 et seq. proporciona derechos específicos de acceso a sus expedientes, incluso para los expedientes de salud mental (con excepciones limitadas de juicio clínico). HIPAA también proporciona este derecho.
• Derecho a modificación — usted puede solicitar que modifiquemos PHI que considere incorrecta o incompleta. Podemos negar la solicitud si creemos que la información es exacta; usted tiene derecho a presentar una declaración de desacuerdo por escrito que se vuelve parte del expediente.
• Derecho a una contabilidad de divulgaciones — usted puede solicitar una lista de ciertas divulgaciones que hayamos hecho de su PHI en los últimos seis años.
• Derecho a solicitar restricciones — usted puede solicitar restricciones sobre ciertos usos y divulgaciones. No estamos obligados a aceptar, pero si lo hacemos, quedamos sujetos al acuerdo (con excepciones limitadas para emergencias).
• Derecho a comunicaciones confidenciales — usted puede solicitar que nos comuniquemos con usted de manera específica o en una ubicación específica (p. ej., no llamar a mi trabajo; enviar correspondencia a un apartado postal).
• Derecho a una copia en papel de este Aviso — incluso si ha aceptado recibirlo electrónicamente.
• Derecho a ser notificado de una violación de datos — le notificaremos en caso de una violación de PHI no asegurada conforme a los requisitos de notificación de violaciones de HIPAA.

9. Retención de expedientes

Conservamos los expedientes clínicos durante al menos siete (7) años desde la última fecha de servicio para pacientes adultos, y para menores, hasta uno (1) año después de la mayoría de edad o siete (7) años desde la última fecha de servicio, lo que sea posterior. Estos períodos de retención son consistentes con los estándares de mantenimiento de expedientes de California.

10. Nuestras obligaciones

Estamos obligados por la ley a mantener la privacidad de su PHI, a proporcionarle este Aviso, a cumplir con los términos del Aviso vigente actualmente, y a notificarle cualquier violación de PHI no asegurada. Nos reservamos el derecho de modificar los términos de este Aviso y de hacer las nuevas disposiciones efectivas para toda la PHI que conservamos. Proporcionaremos un Aviso actualizado cuando hagamos cambios materiales.

11. Quejas

Si cree que sus derechos de privacidad han sido violados, puede presentar una queja ante nosotros o ante el gobierno federal. Para presentarla con nosotros: contacte a nuestro Funcionario de Privacidad en privacy@pasadenaclinicalgroup.com o escriba a Pasadena Clinical Group, Privacy Officer, 301 N. Lake Ave, STE 600, Pasadena, CA 91101. Para presentarla ante el gobierno federal: contacte a la Oficina para los Derechos Civiles (OCR) del Departamento de Salud y Servicios Humanos de EE. UU. en hhs.gov/hipaa/filing-a-complaint. También puede presentarla ante el Departamento de Salud Pública de California. No tomaremos represalias por presentar una queja.

12. Contáctenos

Pasadena Clinical Group — Funcionario de Privacidad
301 N. Lake Ave, STE 600
Pasadena, CA 91101
Email: privacy@pasadenaclinicalgroup.com
Teléfono: (626) 354-6440